فصل دوم
مبانی نظری تحقیق
۲-۱- مقدمه
امروزه اکثر سازمان ها در تمام بخش های صنعتی ، بازرگانی و دولتی اساسا بر سیستم های اطلاعاتی خود متکی هستند و فناوری اطلاعات به طور تفکیک ناپذیری با کسب و کار در هم آمیخته است(رو کارت،۱۹۸۸،۲۰). در صنایعی مثل ارتباطات، رسانه ها ، سرویس های تفریحی و مالی که محصول از قبل دیجیتالی شده و یا در حال دیجیتالی شدن است ، وجود و موفقیت یک سازمان عمدتا بر پایه ی کاربرد موثر فناوری اطلاعات متکی است. با پیدایش تجارت الکترونیک ، استفاده از فناوری، در حال تبدیل شدن به راهی قابل قبول و کاملا پیش بینی شده در اداره ی کسب و کار می باشد. در نتیجه به طور روز افزون، سازمان ها به فناوری، به عنوان ابزاری برای ایجاد فرایندهای کسب و کار فرصت های جدید نگاه کرده و سعی در بالا بردن مزیت های رقابتی، خود دارند (لیدا چن ، ۲۰۱۰ ،). در این فصل ابتدا مبانی و مفهوم سیستم های اطلاعاتی و همسویی و سپس مدل های همسویی مورد بررسی قرار میگیرد. و نهایتا چارچوب نظری تحقیق بیان می شود.

۲-۲-رشد و تکامل سیستم های اطلاعاتی و فناوری اطلاعات در سازمان ها
برای ایجاد سیستم های اطلاعاتی و فناوری اطلاعات و استفاده ی استراتژیک از آن ها، درک چگونگی رشد و تکامل سیستم های اطلاعاتی و فناوری اطلاعات در سازمان ها مهم است. بسیاری از سازمان ها در اثر استفاده از سیستم های اطلاعاتی و فناوری اطلاعات، به موقعیت کنونی خود دست یافته اند. این استفاده معمولا به خاطر تصمیمات تاکتیکی صرف و کوتاه مدت بوده و سازمانها امروزه در پی ایجاد یک شیوه راهبردی تر برای ایجاد سیستم های اطلاعاتی و فناوری اطلاعات می باشند.
بی شک خیلی از سازمان ها مایل به بررسی دوباره ی سرمایه گذاری هایشان در زمینه فناوری اطلاعات در این زمینه هستند. اما متاسفانه سیستم های قدیمی ای دارند که از رویکرد غیراستراتژی سیستم های اطلاعاتی و فناوری اطلاعات در گذشته ناشی شده است . این باعث
می شود که شروع کردن دوباره به سختی ممکن شود. بسیاری از بانک ها و شرکت های بیمه هنوز متکی بر سیستم هایی هستند که بیش از۳۰ سال قبل ایجاد شده اند و با توجه به حجم اطلاعات موجود، سیستم های جدیدتر نیز برای آن ها به طور الزامی مورد نیاز است و در صورتی که دانش ها و مهارت ها افزایش نیابد ، دلیل مشخصی برای انتظار موفقیت بیشتر درآینده وجود ندارد. استفاده از تجربه ها، موفقیت و شکست های گذشته یکی از مهمترین ویژگی های مدیریت استراتژیک می باشد. بخش زیادی از آموخته ها در مورد قابلیت های فناوری اطلاعات تجربی
می باشد و سازمان ها از طریق مواجهه با چالش ها و حل کردن آن ها می توانند چگونگی مدیریت فناوری اطلاعات را فرا گیرند. ( اِرل ، ۱۹۹۶،۶۰).
اما به نظر می رسد که هیچ سازمانی در معرض طیف گسترده ی تجارب فناوری اطلاعات قرار نگرفته و علاوه براین ، آن چه که تجربه شده همیشه نمیتواند به طور عینی ارزشیابی شود. با توجه به این مطلب، در این قسمت به بررسی تکامل کلی فناوری اطلاعات در سازمان ها می پردازیم که میتواند به سازمان های دیگر در طراحی و پیشرفت کمک کرده و از آن برای مدیریت آینده درس گرفت. این تکامل در سازمان ها از چند دیدگاه با بهره گرفتن از انواع مدل ها ( که برخی از آن ها پیشرفت داشته اند) بررسی می شود.
عوامل مهم و زیادی بر سرعت و کارایی پیشرفت در استفاده از فناوری اطلاعات و در بالا بردن مزیت های کسب و کار اثر می گذارند. ارزش نسبی هریک از این عوامل در طول زمان متفاوت بوده و در هر سازمان نسبت به دیگری فرق می کند. (وارد ، پپارد ، ۲۰۰۲،۱۷۱). بیشتر برآورد ها از رشد فناوری اطلاعات در سازمان ها بر یک و یا دو جنبه از رشد آن، مثلا: سازمانی، کاربردی، مدیریت فناوری، برنامه ریزی و … تمرکز دارد.
۲- ۲- ۱- سیستم های اطلاعاتی و فناوری اطلاعات
قبل از طرح هر نوع دیدگاه استراتژیک، مهم است که بدانیم تمایز روشنی بین اصطلاح سیستم های اطلاعاتی و فناوری اطلاعات وجود دارد. هرچند که اغلب این دو اصطلاح به جای یکدیگر به کار برده می شوند. تفکیک این دو در صورتی که نیاز به ایجاد ارتباطی با معنی بین کسب و کار و سیستم های اطلاعاتی و تهیه یک استراتژی فناوری اطلاعات موفقیت آمیز باشد، بسیار مفید است . باید به خاطر داشته باشیم که سیستم های اطلاعاتی در سازمان ها از مدت ها قبل از پیدایش فناوری اطلاعات وجود داشته و حتی امروزه تعداد زیادی از سیستم های اطلاعاتی، در سازمان های فاقد هرگونه فناوری وجود دارند .
فناوری اطلاعات به ویژه به “فناوری “، خصوصا در زمینه ی سخت افزار، نرم افزار و شبکه های کامپیوتری اشاره دارد.
فناوری، هم به صورت ادوات قابل مشاهده ( مثلا سرورها، روتر ها و کابل های شبکه) و هم به صورت غیر قابل مشاهده (مثلا انواع نرم افزارها) وجود دارد. فناوری اطلاعات در تسهیل فرایند اکتساب^[۱۸]، پردازش، ذخیره، تقسیم اطلاعات و سایر فرایند های دیجیتالی نقش دارد.
بسیاری از مردم در تمایز بین سیستم های اطلاعاتی و فناوری اطلاعات دچار مشکل می شوند. زیرا به نظر می رسد که فناوری، فکر آن ها را ازسیستم اطلاعاتی بنیادی که باید مورد پشتیبانی فناوری قرار گیرد ، منحرف کرده است.
سیستم های اطلاعاتی به منظور خدمت، کمک یا حمایت مردمی که در زندگی واقعی عمل
می کنند به وجود آمده اند. به منظور ایجاد سیستمی که به خوبی از مصرف کننده ها حمایت کند، اولا لازم است که مشخص شود چه چیزی باید حمایت شود(سیستم اطلاعاتی)، دوما باید مشخص شود که چه فناوری و روشی برای حمایت لازم است (فناوری اطلاعات)(چکلند، هال ول ،۱۹۹۸، ۳۳).
این مسئله سرنخی از اینکه چرا بعضی از سازمان ها در برگشت مفید سرمایه گذاری در فناوری اطلاعات ، شکست می خورند ، به دست می دهد. سرمایه گذاری ها در فناوری، معمولا بدون فهم و یا تحلیل طبیعت فعالیت هایی که توسط فناوری پشتیبانی می شود، انجام می گیرد. به عنوان مثال، در طول چند سال گذشته بسیاری از سازمان ها به طراحی وب سایت ها، بدون تفکر کافی در مورد منطق این کار و فقط به این دلیل که بقیه ی سازمان ها وارد اینترنت شده اند، پرداخته اند. ذکر این مسئله مهم است که فناوری اطلاعات هیچ ارزشی ذاتی ندارد و صرف خرید فناوری باعث ایجاد هیچ مزیتی در سازمان نمی شود(چکلند ،۱۹۸۱،۴۲).
۲- ۲- ۲- دوره سیستم های اطلاعات استراتژیک
در اواخر دهه ۱۹۷۰، تعدادی از سازمان ها شروع به استفاده از فناوری اطلاعات به روش هایی کردند که اساسا چگونگی راهبری و اداره ی کسب و کار آن ها را تغییر داد و به این صورت تعادل قدرت را در صنعت، با توجه به رقبا، مشتریان و فراهم کنندگان تغییر دادند. بنابراین استفاده از فناوری اطلاعات مستقیما بر موقعیت رقابتی آن ها اثر گذاشته، به عنوان سلاح جدیدی برای بهبود رقابت درآمده بود و ایجاد رابطه جدیدی بین سرمایه گذاری در فناوری اطلاعات و پیشرفت استراتژیک را محقق می ساخت.
برنامه های موفق اغلب در نتیجه ی خوش اقبالی هستند، تا هرگونه شیوه ی طراحی، ابزار و تکنیک های مختلف (که به طور مستمر مورداستفاده قرار گرفته اند). باید این امکان را به سازمانها داد که شانس خود را آزمایش کنند(رنگان، آدنر، ۲۰۰۱). اخیرا، توجه ها به بعضی از مثال های کلاسیک معطوف شده است. کتینگر حدود ۳۰ سازمان، از بهترین نمونه ها ی شناخته شده را طی ۱۰ تا ۲۰ سال پس از بررسی اولیه آن ها، بررسی کرد تا مشخص کند که آیا مزایای به دست آمده از فناوری اطلاعات هنوز ادامه دارد یا خیر. اساسا، در طول چنین دوران گسترده ای بسیاری از عوامل می توانند بر اجزای یک شرکت اثر بگذارند و اگر خوش بین باشیم نتایج “اخباری” و نه قطعی خواهند بود . به طور کلی ، آن ها دریافتند که حدود ۴۰ درصد ازاین شرکت ها، تنها چند سال از مزیت های استفاده از فناوری اطلاعات، برخوردار بوده اند وفقط ۲۰درصد آن ها این مزیت را برای۱۰سال یا بیش از ۱۰سال حفظ کرده بودند (کتینگر و دیگران، ۱۹۹۴،۲۲). البته چنین چیزی با توجه به توسعه فناوری در طی این مدت و کاهش هزینه ها، در بسیاری از سیستم ها، پیش بینی می شد. به نظر می رسد ، در حال حاضر درس های گرفته شده و سایر تحقیقات مورد مطالعه ، زمینه را برای یک دوره چهارم جدید فراهم می کنند(ری پورت، سویو کلا،۱۹۹۴،۹۷).
۲ - ۲ - ۳- استفاده استراتژیک از فناوری اطلاعات
۲ - ۲ - ۳ - ۱- عوامل موفقیت در سیستم های اطلاعات استراتژیک
تحقیقات انجام شده تعدادی از عوامل کلیدی موفقیت در سیستم های اطلاعاتی استراتژیک را مشخص می کنند که به نظر می رسد اغلب تکرار شده و زیر بنای موفقیت را تشکیل می دهد، این عوامل به شرح زیر هستند (وارد،پپارد،۲۰۰۲،۱۳):

• • تمرکز خارجی، نه داخلی: توجه به مشتری، رقبا ،فراهم کنندگان، حتی صنایع دیگر و ارتباطات کسب وکار و درک تشابهات با دیگر کسب و کارها.

• • ایجاد ارزش افزوده، نه کاهش هزینه ها: با وجودی که کاهش هزینه های حاشیه ای ممکن است در هنگام توسعه ی کسب وکار مفید واقع شوند اما “انجام بهتر، نه ارزانتر"، به صورت شعار مفیدی در آمده است. این امر بانیازهای شرکتها برای متمایز کردن خودشان از رقبا (محصولات و خدمات بهتر) برای موفقیت سازگارتر است.

• • به اشتراک گذاری سود در داخل سازمان، با فراهم کنندگان و تامین کنندگان، مشتریان، مصرف کنندگان وحتی رقبا.

• • درک مشتریان و عملکرد آن ها با محصول یا سرویس: چگونگی دستیابی مشتریان به ارزش افزوده و مشکلات پیش روی آن ها.

• • نوآوری محصول برای پیشبرد کسب و کار، نه پیشبرد فناوری: چالش های تجاری در اکثر موارد باعث پیشرفت می شود. این امر ، موجب ایجاد شک در توانایی فناوری اطلاعات در ایجاد مزیت رقابتی می شود. اما در عمل موفقیت ها در اثر استفاده از فناوری مناسب و درک نیازهای مشتری به دست می آید(کین،۱۹۹۱،۷۷).

• • تولید قدم به قدم، نه تولید یکباره ی تمامی نرم افزارهای لازم: نباید تمامی نرم افزارها و سخت افزارهای لازم در حوزه فناوری اطلاعات را به یکباره وارد سازمان کرد، بلکه باید این فرایند بصورت مرحله ای و پیوسته انجام شود.

• • استفاده از اطلاعات به دست آمده از سیستم ها برای رشد کسب و کار: تحلیل محصول و تجارت، به اضافه اطلاعات بازار می توانند در هم ادغام شده و بعدا از راه های مختلف برای مشخص کردن محصول و تفکیک تجاری مناسب، تقسیم بندی شوند.

باید خاطر نشان کرد که به روش های جدید تفکرراجع به انواع فناوری اطلاعات برای به دست آوردن فرصت های مناسب، نیاز است و روش های جدید مدیریت برنامه های کاربردی، موفقیت را تضمین می کند.
در کلیه این موارد و موضوعات، درک اینکه واقعا چه عاملی باعث موفقیت می شود مهم است. فناوری به خودی خود، موجودیت توامندی است که سود های کوتاه مدت، سیستم های جدید و دست یابی و استفاده از اطلاعات ارزشمند را ممکن می سازد. اما، در این بین، رقبا نیز قادر خواهند بود که فناوری یکسانی را خریداری کنند و هر نوع مزیت رقابتی می تواند به سرعت از بین برود. در واقع مسئله مهم فناوری اطلاعات نیست، بلکه خود اطلاعات و چگونگی استفاده و مدیریت آن است. سیستم های اطلاعاتی جدید که با بهره گرفتن از فناوری روی کار می آیند،می توانند به تامین مزایایی بپردازند که احتمالا امکان کپی برداری توسط رقبا از آن ها بسیار کمتر است و بالا رفتن سود به این بستگی دارد که این سیستم ها، فرایند ها و روابط کسب و کار را چگونه و در چه حدی تغییر می دهند.
۲ – ۲ – ۳ – ۲- نتایج مدیریتی
با در نظر گرفتن دیدگاه های مختلف تکامل و رشد فناوری اطلاعات، می توانیم به دیدگاهی جامع از فرایند های اولیه مدیریتی تا پیشرفت های کنونی در مدیریت برسیم. با همین رویکرد در میابیم که فناوری اطلاعات می تواند در “تئوری کسب و کار” و مسائل مدیریت عالی تاثیر گذار باشد. شکل ۱ به طور خلاصه این دیدگاه متغیر را نشان می دهد.
پردازش اطلاعات بر استفاده از نرم افزارهای موثر، سیستم ها و فناوری برای مکانیزه کردن عملکردها و بنابراین، افزایش کارایی تاکید داشته و دارد. کانون توجه برنامه ریزی بر طراحی موفقیت آمیز و پیاده سازی برنامه های کاربردی بوده و به فرایندهای کسب و کاری که در پروژه دخالت دارند، توجه خاصی دارد.مهمترین شرط لازم برای موفقیت، طراحی سیستمی است که فرایند را بهبود بخشیده، پیش ببرد.
سیستم های اطلاعات مدیریت، کاربران نهایی را از طریق کنترل اطلاعاتی که از آن ها استفاده
می کردند و چگونگی استفاده آن ها مدیریت می کردند. متخصصان فناوری اطلاعات در صدد پیدا کردن تکنیک های جدید برای تحلیل اطلاعات بودند، (مانند طراحی داده ها و تحلیل موجودیتها) تا راه هایی برای طبقه بندی و تحویل اطلاعات برای استفاده مناسب توسط مدیریت، را پیدا کنند. از آنجایی که مدیران به ندرت بر تنها یک منبع اطلاعاتی تکیه می کنند،توجه به برنامه ریزی، تلفیق یکایک سیستم های داخلی و منابع منسجم اطلاعات مدیریتی ، معطوف شده است.

شکل۲-۱: رابطه بین کسب وکار ، سیستم های پردازش داده ، سیستم های اطلاعات مدیریت و سیستم های اطلاعات استراتژیک
به طور خلاصه ، امروزه نقش فناوری اطلاعات و سیستم های اطلاعاتی در کسب و کار شاخص تر شده است. بنابراین مشلرکت مورد نیاز در سرمایه گذاری، تا سطح اجرایی ارتقا یافته است . کار فناوری اطلاعات دیگر صدور یک چک نمی باشد، حال سیستم ها باید بدانند و اغلب تصمیم بگیرند که چه چیزی خریداری شود. اما در عین حال، باید از مبالغه کردن در اهمیت فناوری اطلاعات جلوگیری شود. در اوایل سال ۱۹۸۷، شواهد نشان می داد که بحث ” مزیت رقابتی” به طور گسترده مورد استفاده قرار گرفته است و این باعث شده بود که سازمان ها توجه خود را به
پروژه هایی معطوف کنند که چندان منطقی به نظر نمی رسیدند، این امر باعث می شد که مدیریت بعد از مدتی انگیزه و اطمینان خود را از دست بدهد. در این حالت باید به استفاده از فناوری اطلاعات و برنامه های کاربردی مختلف با توجه به نوع کمک آن ها، میزان قابلیت توسعه پذیری، کارآیی و میزان ارزش افزوده در زمینه رقابت، پرداخت و از ارتقای تمامی شاخص های جدید بدون نیاز به آن ها پرهیز کرد(کینگ،۱۹۸۷،۱۲۳). اما از سوی دیگر، یک سازمان نمی تواند فرصت های استراتژیکی که ممکن است، فناوری اطلاعات در اختیارش قرار دهد را نادیده بگیرد و اطلاعات ، به عنوان یک منبع استراتژیک باید به صورت جزئی روزمره از فرایند طراحی کسب و کار منظور شود.این موضوع باعث شده تا تمامی مدیران به این نوع تفکر عادت کنند.در نتیجه، همانطور که گفته شد ، تنها تمرکز بر روی فناوری، به کاربرد استراتژیک و موفق آن ، منجر نمی شود. موثرترین راه برای رسیدن به مزیت استراتژیک فناوری اطلاعات ، تمرکز بر طراحی دوباره کسب و کار و رفع مشکلات موجود از طریق تحلیل مشکلات جاری کسب و کار و تغییر محیط (با در نظر گرفتن فناوری اطلاعات به عنوان تنها یک قسمت از راه حل) است. تمایز بسیاری بین “استراتژی فناوری اطلاعات” و “استراتژی سیستم اطلاعاتی” وجود دارد. اکثر استراتژی های فناوری اطلاعات بسیاری از مسائل فناوری و فنی را به طور مناسب در نظر گرفته و درعین حال از کنار نیازهای کاربردی و تفکر کسب و کار به سادگی می گذرند.
استراتژی سیستم های اطلاعاتی، با فرایند گردش اطلاعات در ارتباط بوده و به سوال “چه چیزی؟” پاسخ می دهد. در حالیکه استراتژی فناوری اطلاعات با فناوری ساختار درونی و مهارت های وابسته در ارتباط بوده و به سوال “چگونه؟” پاسخ می دهد.(ارل ، ۱۹۹۲،۱۳). این رابطه در شکل ۲-۲ نشان داده شده است.

شکل۲-۲: رابطه بین کسب و کار ، استراتژی سیستم های اطلاعاتی و استراتژی فناوری اطلاعات
می توان نتیجه گرفت که مدیریت باید با فناوری اطلاعات همانند دیگر بخش های کسب و کار ،مانند بازاریابی ،تولید و خرید رفتار کند. فناوری اطلاعات نیز باید با شایستگی و به طور موثر برای کسب و کار مورد استفاده قرار گرفته تا برای سازمان ایجاد ارزش افزوده کند. در عین حال فناوری اطلاعات می تواند به فراهم کردن نفوذ استراتژیک و رقابتی برای سازمان بپردازد و به این صورت، روشی برای پیشرفت استراتژیک در سیستم های اطلاعاتی و فناوری و ترکیب مناسب آن با دیگر مولفه های استراتژی کسب و کار، ایجاد کند (اسمادی سمان و جوهانا سلیم ،۲۰۱۳ ،۶۶).
سازمان در برخورد با فناوری اطلاعات باید اول اثرات و کاربردهای ممکن را مشخص کرده و بعد برآورد کند که به چه اطلاعات و سیستمی برای اجرای استراتژی نیازاست. در مرحله بعد باید مشخص شود که چطور ، به بهترین نحو ، می توان به سیستم های اطلاعاتی ، از طریق فناوری ، دست پیدا کرد.