ضمنا قانون نمونه تجارت الکترونیکی آنسیترال و به تبع آن قانون تجارت الکترونیکی ایران، پیرو این اصل، مفهوم اصطلاحات مکتوب قرارداد، ممضی و اصل بودن مدارک و اسناد را که در قوانین داخلی و برخی کنوانسیون های بین‌المللی به کار برده شده است، بسط داده تا معادل الکترونیکی آن ها را نیز در بر گیرد و مشکلات حقوقی موجود را در به رسمیت شناسی معادل الکترونیکی آن ها برطرف سازد، که در این مورد به تفکیک در سطور پیشین بحث شد و به عنوان مثال در مورد امضا بیان گردید که امضای الکترونیکی با در نظر گرفتن حصول شرایطی، همان درجه از اعتبار حقوقی را دارا است که قانون برای امضای دست نویس قائل است.
۲-۲-۲ اقسام سند الکترونیکی
قانون‌گذار ایران در قانون تجارت الکترونیکی مصوب ۱۳۸۲ در مقام بیان انواع اسناد الکترونیکی برنیامده است، اما با توجه به طبقه بندی پذیرفته شده در قانون مدنی راجع به اسناد سنتی، می توان اسناد الکترونیکی را واجد قابلیت تفکیک به دو نوعِ اسناد الکترونیکی عادی و رسمی دانست و با بررسی قانون تجارت الکترونیکی نیز می توان ادعا نمود که اسناد عادی نیز خود به دو دسته اسناد عادی مطمئن و غیر مطمئن تقسیم می‌گردند.
۲-۲-۲-۱ سند رسمی الکترونیکی
۲-۲-۲-۱-۱ سند رسمی الکترونیکی در حقوق ایران
همان طور که در ادامه خواهیم گفت، برخلاف قانون‌گذار فرانسه قانون‌گذار ایران تعریفی از سند رسمی الکترونیکی ارائه ننموده است، به ناچار به قوانین موجود در باب اسناد رسمی مراجعه می نماییم. مطابق ماده ۱۲۸۷ قانون مدنی، «اسنادی که در اداره ثبت اسناد و املاک و یا دفاتر اسناد رسمی یا در نزد سایر مأمورین رسمی در حدود صلاحیت آن ها و بر طبق مقررات قانونی تنظیم شده باشد، رسمی است». از این ماده قانونی می‌توانیم چنین استفاده کنیم که سند رسمی الکترونیکی نیز سندی الکترونیکی است که نزد مامور صالح با رعایت مقررات قانونی تنظیم و ثبت گردد و یا بعبارتی دیگر سند رسمی الکترونیکی، سندی رسمی است که به صورت الکترونیکی تنظیم و ثبت گردد.
قانون ثبت اسناد و املاک ایران با محدودتر کردن تعریف سند رسمی، سندی را رسمی می‌داند که در دفاتر اسناد رسمی و طبق قانون و مقررات تنظیم شود. براین اساس در تفاوت تعریف قانون مدنی و قانون ثبت اسناد و املاک در خصوص سند رسمی می توان گفت که از نظر قانون مدنی هر سندی که توسط مامور رسمی مطابق قانون و در حوزه صلاحیت آن ها تنظیم گردد آن سند رسمی است ولی مطابق قانون ثبت اسناد و املاک فقط سندی رسمی است که توسط سردفتر اسناد رسمی تنظیم و ثبت گردد. بنابرین نقش سردفتر در تنظیم اسناد رسمی نقشی اساسی و اصیل است. از جمله وظایف مهم سردفتران تنظیم و ثبت اسناد برابر مقررات می‌باشد که قبل از تنظیم و ثبت آن باید اقداماتی از قبیل احراز هویت طرفین معامله یا متعاهدین و شهود، احراز اهلیت آن ها، احراز مالکیت و … را انجام دهند. لذا در تنظیم اسناد رسمی به صورت الکترونیکی نیز نقش سردفتر اسناد رسمی مهم و غیر قابل حذف می‌باشد. بنابرین این تنظیم شدن اسناد نزد مامورین رسمی و در حوزه صلاحیت ایشان و طبق قانون بودن آن ها است که به سند رسمیت می بخشد و نه الکترونیکی و غیر الکترونیکی بودن آن. زیرا که سند رسمی همه اعتبار و امتیازهای خود را از دخالت مامور رسمی در تنظیم آن به دست می آورد. مامور رسمی، ناظر و شاهد ممتازی است که قانون برای ثبت وقایع و احراز سمت و راهنمایی اشخاص و رعایت مقررات قانونی گمارده است و امضای او هر گونه تردید را نسبت به صحت وقوع عمل حقوقی و انتساب آن، از بین می‌برد[۱۱۴]. براین اساس اگر سندی را منشی سردفتر تنظیم کند و متعاملین در غیاب سردفتر آن را امضا کنند و پس از اندکی سردفتر رسیده و سند را امضا کند، این سند قانونا رسمی محسوب نمی شود.
متاسفانه باید گفت قانون کشورمان در زمینه سند رسمی الکترونیکی بسیار فقیر است و همان طور که مبسوط در ادامه شرح خواهیم داد کشورهای پیشرفته ای چون فرانسه به قدری در شناسایی و استفاده از این نوع از سند پیشرفت نموده اند که موجبات تاسف برای جامعه حقوقی کشور به ویژه جامعه سردفتری کشور را در پی دارد و توصیه می‌گردد قانون‌گذار کشورمان از تجربیات مفید به دست آمده در این زمینه استفاده نماید.
۲-۲-۲-۱-۲ سند رسمی الکترونیکی در حقوق فرانسه
همچون قانون‌گذار ایران که در ماده ۱۲۸۷ قانون مدنی، سند رسمی را تعریف نموده بود، قانون‌گذار فرانسوی نیز در ماده ۱۳۱۷ قانون مدنی خود سند رسمی را به این شکل نموده است:
«سند رسمی، سندی است که توسط مأمورین رسمی که حق تنظیم آن را دارند در مکانی که سند در آن تنظیم می شود و با رعایت تشریفات قانونی، تنظیم می شود»[۱۱۵].
حقوق دانان و قانونگذاران این کشور در اقدامی هوشمندانه با مبنا قرار دادن زمینه الکترونیکی، استفاده از سند را محدود به اسناد تجاری ننمودند و دایره شمول آن را به اسناد رسمی وسعت دادند. قانون‌گذار فرانسه با الحاق بندی دوم به ماده ۱۳۱۷ قانون مدنی خود، سند رسمی الکترونیکی را تعریف نموده و به رسمیت شناخت. این بند مقرر می‌دارد:
«این سند (رسمی) می‌تواند به صورت الکترونیکی تنظیم شود، مشروط به آنکه مطابق شرایط مقرر، در آئین نامه شورای دولتی، تنظیم و نگهداری شود»[۱۱۶].
جمله پایانی بند اول از ماده ۴-۱۳۱۶ همین قانون نیز بیان می‌دارد:
« …امضای صورت گرفته به وسیله مامور رسمی، وصف رسمی بودن را به سند اعطا می‌کند»[۱۱۷].
همچنین قانون‌گذار فرانسه در پایان بند دوم از ماده ۴-۱۳۱۶ قانون مذکور تعیین شرایط و چگونگی تنظیم سند رسمی و نگهداری آن را به شورای دولتی آن کشور می سپارد. شورای دولتی فرانسه نیز در در آئین نامه شماره ۲۷۲-۲۰۰۱ مورخ ۳۰ مارس ۲۰۰۱ با تعریف امضای الکترونیکی و شرایط امضای امضای الکترونیکی مطمئن زیرساخت تعریف سند رسمی الکترونیکی را بنا نهاد و در ادامه در آئین نامه شماره ۹۷۳– ۲۰۰۵ مورخ ۱۰ اوت ۲۰۰۵ به طور تخصصی و ویژه به نحوه اجرایی کردن سند رسمی الکترونیکی و شرایط نگهداری آن پرداخت.
همان طور که گفته شد شورای دولتی فرانسه در آئین نامه موصوف (۱۳ مارس ۲۰۰۵) برخی شرایط فنی و ایمنی در خصوص ایجاد و نگهداری اسناد الکترونیکی در مراجع رسمی را پیش‌بینی کرده‌است که مراجع ثبت اسناد رسمی موظف به رعایت آن شرایط می‌باشند و این امکان را برای سران دفاتر اسناد رسمی یا هر مامور دولتی فراهم می‌کند که اسناد رسمی را بر زمینه و قالبی غیر از زمینه کاغذی نیز تنظیم کنند. باید گفت که سران دفاتر اسناد رسمی به عنوان ارائه دهندگان خدمات گواهی الکترونیکی و نیز تنظیم و امضاء کنندگان اسناد رسمی الکترونیکی، عمده ترین و مهم ترین نقش را در دنیای مجازی و الکترونیک در فرانسه ایفاء می‌کنند.
“
